ICYE-vapaaehtoistyöohjelmaan haetaan hakulomakkeella, jonka voi ladata hakuohjeista. Hakemukseen tulee liittää englanninkielinen motivaatiokirje, josta käy ilmi, miksi hakija hakee vapaaehtoistyöohjelmaan ulkomaille. Huoltajiensa luona asuvien tulee liittää oheen myös huoltajan kuvaus hakijasta.
Maailmanvaihdolla on vuosittain kaksi hakuaikaa ICYE-ohjelmaan: 31.10. ja 31.1. Kummassakin haetaan elo–syyskuussa alkaviin jaksoihin. Kaikki hakijat kutsutaan haastatteluun. Haastattelut pidetään pääasiassa valintapäivinä (ks. alla).
Valintapäivä järjestetään kaksi kertaa vuodessa, 2–3 viikkoa hakuajan päättymisen jälkeen. Valintapäivään sisältyy informaatio-osuus järjestöstä ja ICYE-ohjelmasta, valintahaastattelut sekä ryhmätehtävä. Päivä tarjoaa tilaisuuden tavata muita hakijoita ja jakaa odotuksia heidän kanssaan.
Valintahaastattelu kestää noin 45 minuuttia. Haastattelussa selvitetään hakijan soveltuvuutta pitkäkestoiseen ulkomaankokemukseen, esimerkiksi motivaatiota, odotusten realistisuutta ja viestintätaitoja. Haastattelussa on yleensä paikalla kaksi haastattelijaa.
Tullakseen valituksi hakijalla on oltava kohtalaisen hyvä käsitys siitä, millaiseen ohjelmaan ja millaisiin oloihin hän on hakemassa. Kohdemaan kulttuuria ei tarvitse tuntea laajasti, mutta vallitsevista elinolosuhteista tulee olla jonkinlainen käsitys.
Hakijalla tulee olla hyvä itseluottamus ja positiivinen käsitys itsestään. Hänen tulee olla avoin uutta kulttuuria ja uusia asioita kohtaan ja pystyä sopeutumaan monenlaisiin olosuhteisiin. Hänen tulee myös pystyä kommunikoimaan monenlaisissa tilanteissa ja erilaisten ihmisten kanssa. Hakijalta odotetaan oma-aloitteisuutta, vastuuntuntoisuutta ja kykyä huomioida muut ihmiset. Lisäksi hakijan tulee tietää omat rajansa. Hänellä odotetaan olevan itsekkäitä (kuten halu kehittyä) ja epäitsekkäitä motiiveja vapaaehtoistyöhön ulkomailla. Ainoa muodollinen vaatimus on käytännön englannin kielen taito.
Vapaaehtoistyöohjelmaan ei voida valita henkilöä, jolla on hyvin epärealistinen käsitys ohjelmasta ja kohdemaan olosuhteista. Hakijan elämäntilanteen Suomessa tulisi olla kunnossa.
Hakijat valitaan tietyn maan ohjelmaan. Päätöksen tekee haastattelupari yhdessä pääsihteerin kanssa noin viikon kuluessa haastattelusta. Haastattelijat täyttävät hakijasta raportin, joka lähetetään vastaanottavalle ICYE-järjestölle.
Lopullinen sijoituskohde selviää noin kuukautta ennen lähtöä. Jos hakijalle on tärkeää päästä vapaaehtoistyöhön tietylle alalle tai tiettyyn organisaatioon, Maailmanvaihto voi pyytää vastaanottavalta ICYEltä ennakkoon varmistuksen asiasta.
Hakijalle noin viikon kuluessa haastattelusta, onko hänet valittu ohjelmaan. Jos hakija on valittu osallistujaksi, hänelle lähetetään noin kahden viikon kuluessa haastattelusta osallistumissopimuspaperit allekirjoitettavaksi. Lisäksi hän saa englanninkieliset hakulomakkeet. Maailmanvaihto lähettää täytetyt englanninkieliset hakulomakkeet vastaanottavalle ICYE-järjestölle. Osallistujien tulee toimittaa Maailmanvaihtoon todistus terveydentilastaan.
