Tietosuojaseloste
Peruste: Henkilötietolaki 523/1999 *)
EU:n tietosuoja-asetus
Pvm: 15.5.2018
1. Rekisterin pitäjä
Nimi: Maailmanvaihto ry
Y-tunnus: 0281262-7
Osoite: Oikokatu3, 00170 Helsinki
Muut yhteystiedot:
Puhelinnumero: 09 774 1101
Sähköpostiosoite: maailmanvaihto@maailmanvaihto.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Pääsihteeri Anni Koskela
Osoite: Maailmanvaihto ry:n osoite (yllä)
Puhelinnumero: 050 452 5660 tai 09 774 1101
Sähköpostiosoite: maailmanvaihto@maailmanvaihto.fi
3. Rekisterin nimi
ICYE-vapaaehtoistyöohjelman osallistujien asiakirjat
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- ICYE-vapaaehtoisten valintaprosessin hoitaminen.
- ICYE-vapaaehtoisten vapaaehtoistyöpaikkasijoitusten ja majoitusjärjestelyjen hoitaminen.
- ICYE-vapaaehtoisten tietojen ilmoittaminen vakuutusyhtiölle.
- ICYE-vapaaehtoisten viisumiasioiden hoitaminen.
- Rikosrekisteriote pyydetään, jotta voidaan varmistaa vapaaehtoistyön kohderyhmien kannalta turvallinen vapaaehtoistyö. Vapaaehtoistyötä tehdään pääasiassa lasten parissa.
- Stipendihakemus pyydetään, jotta saadaan tarvittavat tiedot hakijan taloudellisesta tilanteesta stipendin myöntämistä varten.
- Maailmavaihto koostaa listan vapaaehtoistyöohjelmaan osallistuvien hätätilanteita varten ilmoittamista kontaktihenkilöistä, jotta Maailmanvaihdon päivystysvuorossa oleva työntekijä voi tarvittaessa olla yhteydessä kontaktihenkilöön.
5. Rekisterin tietosisältö
- Suomenkielinen ja englanninkielinen hakulomake sekä motivaatiokirje, jotka sisältävät seuraavat henkilötiedot: rekisteröidyn hakijan nimi, yhteystiedot, yhteyshenkilön yhteystiedot ja hakulomakkeen mukaiset taustatiedot sekä hakuprofiilitiedot hakijan itsensä kirjoittamana.
- Vanhempien vapaamuotoinen kuvaus rekisteröidyn hakijan soveltuvuudesta vapaaehtoistyöohjelmaan. Tämä dokumentti vaaditaan vain kotona asuvien hakijoiden vanhemmilta.
- Hakijan terveystietolomake (”Certificate of Health” –lomake)
- Haastattelijoiden laatima haastatteluraportti (”Report on the Candidate”-lomake), johon haastattelijat kirjaavat kommenttinsa hakijan soveltuvuudesta ohjelmaan.
- Rikosrekisteriote
- Passikopio
- Maailmanvaihdon stipendejä hakevien hakijoiden osalta stipendihakemuskaavakkeet ja niiden liitteinä mm. palkkatositteet.
- Muut kohdemaan ICYE-järjestön tai kohdemaan viranomaisten vaatimat asiakirjat, kuten ansioluettelo, koulutodistus, sopimus osallistumisesta, virkatodistus, ajokortti
- Lista vapaaehtoistyöohjelmaan osallistuvien hätätilanteita varten ilmoittamien kontaktihenkilöiden yhteistiedoista
- Lomake vapaaehtoistyöntekijän kiinnostuksesta viestintäyhteistyöhön Maailmanvaihdon kanssa.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
- Tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään.
- Hakija toimittaa itse viranomaisten myöntämät dokumentit.
- Hakijan vanhemmat kirjoittavat kuvauksen kotona asuvasta hakijasta. Haastattelijat kirjoittavat haastatteluraportin.
7. Tietojen käsittely Maailmanvaihdossa
- Asiakirjojen käyttöoikeudet on rajattu Maailmanvaihdon sisällä.
- Maailmanvaihdossa pääsihteeri ja hänen sijaisensa (järjestösihteeri, tiedottaja, harjoittelija tai siviilipalvelusmies) käsittelevät hakemuksia ja muita rekisteröidyn henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja.
- Tiedottaja käsittelee hakijoiden yhteystietoja ja rekisteröidyn Maailmavaihdon viestinnän käyttöön luovuttamia tietoja.
- Maailmanvaihdon valintahaastattelijat käsittelevät suomenkielistä hakulomaketta, motivaatiokirjettä sekä vanhempien kuvausta hakijasta.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
- Englanninkielinen hakulomake, terveystietolomake ja haastatteluraporttiraportti luovutetaan rekisteröidyn kohdemaan ICYE-järjestön edustajalle. Kohdemaan ICYE-järjestö luovuttaa hakulomakkeen ja terveystietolomakkeen edelleen rekisteröidyn hakijan potentiaaliselle vapaaehtoistyöpaikalle ja isäntäperheelle sekä tarvittaessa kohdemaan viranomaisille.
- Rikosrekisteriote ja passikopio luovutetaan kohdemaan ICYE-järjestölle, mikäli niitä tarvitaan viranomaisasioiden hoitamiseen tai sijoituspaikkajärjestelyihin.
- Englanninkielinen hakulomake ja terveystietolomake toimitetaan lisäksi ICYEn kansainväliselle toimistolle. Terveystietolomake toimitetaan kansainvälisen ICYEn toimiston toimesta vakuutusyhtiöön.
- Stipendihakemukset liitteineen luovutetaan Maailmanvaihdon hallituksen puheenjohtajalle ja mahdollisesti myös varapuheenjohtajille. Yhteenveto stipendihakemuksista luovutetaan Maailmanvaihdon hallitukselle.
9. Tietojen siirto EUn tai ETAn ulkopuolelle
Henkilötietoja luovutetaan kunkin osallistujan kohdemaan ICYE-järjestölle. Nämä järjestöt sijaitsevat EU:n ulkopuolella.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Manuaalinen aineisto
- Ohjelmaan osallistuneiden/ osallistuvien hakulomakkeiden paperikopiot säilytetään Maailmavaihto ry:n toimistossa osoitteessa Oikokatu 3, 00170 Helsinki, kansainvälisen ICYEn toimistolla osoitteessa Grosse Hamburgerstrasse 30, 10115 Berlin Germany ja kunkin osallistujan kohdemaan ICYE-järjestön toimistossa.
- Lista vapaaehtoistyöohjelmaan osallistuvien hätätilanteita varten ilmoittamien kontaktihenkilöiden yhteistiedoista säilytetään Maailmanvaihdon päivystyskansiossa, joka on päivystysvuorossa olevan työntekijän hallussa.
- Maailmanvaihdon hallussa olevat asiakirjat säilytetään lukitussa kaapissa tai pääsihteerin huoneessa, joka on lukittu, kun pääsihteeri tai hänen sijaisensa ei ole paikalla.
- Säilytysajat
- Hakulomakkeiden säilytysaikaa ei ole rajattu.
- Terveystietolomake säilytetään kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen.
- Rikosrekisteriote ja passikopio säilytetään vapaaehtoistyökauden päättymiseen asti.
- Haastatteluraportti säilytetään kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen.
- Vanhempien kuvaus hakijasta säilytetään kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen.
- Stipendihakemukset säilytetään kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen. Stipendihakemuksista tehdyn yhteenvedon säilytysaikaa ei ole rajattu.
- Lomake vapaaehtoistyöntekijän kiinnostuksesta viestintäyhteistyöhön Maailmanvaihdon kanssa säilytetään ilman rajattua aikaa.
- Muut rekisteröityä hakijaa koskevat asiakirjat säilytetään korkeintaan kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen.
- Lista vapaaehtoistyöohjelmaan osallistuvien hätätilanteita varten ilmoittamista kontaktihenkilöistä säilytetään vapaaehtoistyökauden loppuun asti.
ATKlla käsiteltävät tiedot
- Sähköiset asiakirjat säilytetään pääsihteerin tietokoneen kovalevyllä.
- Säilytysajat
- Hakulomakkeiden säilytysaikaa ei ole rajattu.
- Terveystietolomake säilytetään kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen.
- Rikosrekisteriote ja passikopio säilytetään vapaaehtoistyökauden päättymiseen asti.
- Haastatteluraportti säilytetään kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen.
- Vanhempien kuvaus hakijasta säilytetään kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen.
- Stipendihakemukset säilytetään kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen. Stipendihakemuksista tehdyn yhteenvedon säilytysaikaa ei ole rajattu.
- Muita rekisteröityä hakijaa koskevia asiakirjoja säilytetään korkeintaan kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen.
- Lista vapaaehtoistyöohjelmaan osallistuvien hätätilanteita varten ilmoittamien kontaktihenkilöiden yhteistiedoista säilytetään vapaaehtoistyökauden loppuun asti.
- Yhteistyökumppaneille sähköisesti lähetettyjä asiakirjoja säilytetään pääsihteerin sähköpostikansioissa rekisteröidyn vapaaehtoistyöohjelmaan osallistumisen ajan.
11. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyillä ICYE-hakijoilla ja valituilla vapaaehtoisilla on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Pyyntö tulee tehdä Maailmanvaihdon pääsihteerille henkilökohtaisesti tai toimiston osoitteella. Henkilötietolaki §24, EU:n tietosuoja-asetus.
12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö virheellisen tiedon korjaamiseksi tulee tehdä Maailmanvaihdon pääsihteerille.