Tietosuojaseloste: ICYE-vapaaehtoistyöohjelman osallistujien asiakirjat

Tietosuojaseloste
Peruste: Henkilötietolaki 523/1999  *)
EU:n tietosuoja-asetus
Pvm: 15.5.2018

1. Rekisterin pitäjä

Nimi: Maailmanvaihto ry
Y-tunnus: 0281262-7
Osoite: Oikokatu3, 00170 Helsinki
Muut yhteystiedot:
Puhelinnumero: 09 774 1101
Sähköpostiosoite: maailmanvaihto@maailmanvaihto.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Pääsihteeri Anni Koskela
Osoite: Maailmanvaihto ry:n osoite (yllä)
Puhelinnumero: 050 452 5660 tai 09 774 1101
Sähköpostiosoite: maailmanvaihto@maailmanvaihto.fi

3. Rekisterin nimi

ICYE-vapaaehtoistyöohjelman osallistujien asiakirjat

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

  • ICYE-vapaaehtoisten valintaprosessin hoitaminen.
  • ICYE-vapaaehtoisten vapaaehtoistyöpaikkasijoitusten ja majoitusjärjestelyjen hoitaminen.
  • ICYE-vapaaehtoisten tietojen ilmoittaminen vakuutusyhtiölle.
  • ICYE-vapaaehtoisten viisumiasioiden hoitaminen.
  • Rikosrekisteriote pyydetään, jotta voidaan varmistaa vapaaehtoistyön kohderyhmien kannalta turvallinen vapaaehtoistyö. Vapaaehtoistyötä tehdään pääasiassa lasten parissa.
  • Stipendihakemus pyydetään, jotta saadaan tarvittavat tiedot hakijan taloudellisesta tilanteesta stipendin myöntämistä varten.
  • Maailmavaihto koostaa listan vapaaehtoistyöohjelmaan osallistuvien hätätilanteita varten ilmoittamista kontaktihenkilöistä, jotta Maailmanvaihdon päivystysvuorossa oleva työntekijä voi tarvittaessa olla yhteydessä kontaktihenkilöön.

5. Rekisterin tietosisältö

  • Suomenkielinen ja englanninkielinen hakulomake sekä motivaatiokirje, jotka sisältävät seuraavat henkilötiedot: rekisteröidyn hakijan nimi, yhteystiedot, yhteyshenkilön yhteystiedot ja hakulomakkeen mukaiset taustatiedot sekä hakuprofiilitiedot hakijan itsensä kirjoittamana.
  • Vanhempien vapaamuotoinen kuvaus rekisteröidyn hakijan soveltuvuudesta vapaaehtoistyöohjelmaan. Tämä dokumentti vaaditaan vain kotona asuvien hakijoiden vanhemmilta.
  • Hakijan terveystietolomake (”Certificate of Health” –lomake)
  • Haastattelijoiden laatima haastatteluraportti (”Report on the Candidate”-lomake), johon haastattelijat kirjaavat kommenttinsa hakijan soveltuvuudesta ohjelmaan.
  • Rikosrekisteriote
  • Passikopio
  • Maailmanvaihdon stipendejä hakevien hakijoiden osalta stipendihakemuskaavakkeet ja niiden liitteinä mm. palkkatositteet.
  • Muut kohdemaan ICYE-järjestön tai kohdemaan viranomaisten vaatimat asiakirjat, kuten ansioluettelo, koulutodistus, sopimus osallistumisesta, virkatodistus, ajokortti
  • Lista vapaaehtoistyöohjelmaan osallistuvien hätätilanteita varten ilmoittamien kontaktihenkilöiden yhteistiedoista
  • Lomake vapaaehtoistyöntekijän kiinnostuksesta viestintäyhteistyöhön Maailmanvaihdon kanssa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään.
  • Hakija toimittaa itse viranomaisten myöntämät dokumentit.
  • Hakijan vanhemmat kirjoittavat kuvauksen kotona asuvasta hakijasta. Haastattelijat kirjoittavat haastatteluraportin.

7. Tietojen käsittely Maailmanvaihdossa

  • Asiakirjojen käyttöoikeudet on rajattu Maailmanvaihdon sisällä.
  • Maailmanvaihdossa pääsihteeri ja hänen sijaisensa (järjestösihteeri, tiedottaja, harjoittelija tai siviilipalvelusmies) käsittelevät hakemuksia ja muita rekisteröidyn henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja.
  • Tiedottaja käsittelee hakijoiden yhteystietoja ja rekisteröidyn Maailmavaihdon viestinnän käyttöön luovuttamia tietoja.
  • Maailmanvaihdon valintahaastattelijat käsittelevät suomenkielistä hakulomaketta, motivaatiokirjettä sekä vanhempien kuvausta hakijasta.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

  • Englanninkielinen hakulomake, terveystietolomake ja haastatteluraporttiraportti luovutetaan rekisteröidyn kohdemaan ICYE-järjestön edustajalle. Kohdemaan ICYE-järjestö luovuttaa hakulomakkeen ja terveystietolomakkeen edelleen rekisteröidyn hakijan potentiaaliselle vapaaehtoistyöpaikalle ja isäntäperheelle sekä tarvittaessa kohdemaan viranomaisille.
  • Rikosrekisteriote ja passikopio luovutetaan kohdemaan ICYE-järjestölle, mikäli niitä tarvitaan viranomaisasioiden hoitamiseen tai sijoituspaikkajärjestelyihin.
  • Englanninkielinen hakulomake ja terveystietolomake toimitetaan lisäksi ICYEn kansainväliselle toimistolle. Terveystietolomake toimitetaan kansainvälisen ICYEn toimiston toimesta vakuutusyhtiöön.
  • Stipendihakemukset liitteineen luovutetaan Maailmanvaihdon hallituksen puheenjohtajalle ja mahdollisesti myös varapuheenjohtajille. Yhteenveto stipendihakemuksista luovutetaan Maailmanvaihdon hallitukselle.

9. Tietojen siirto EUn tai ETAn ulkopuolelle

Henkilötietoja luovutetaan kunkin osallistujan kohdemaan ICYE-järjestölle. Nämä järjestöt sijaitsevat EU:n ulkopuolella.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat

Manuaalinen aineisto

  • Ohjelmaan osallistuneiden/ osallistuvien hakulomakkeiden paperikopiot säilytetään Maailmavaihto ry:n toimistossa osoitteessa Oikokatu 3, 00170 Helsinki, kansainvälisen ICYEn toimistolla osoitteessa Grosse Hamburgerstrasse 30, 10115 Berlin Germany ja kunkin osallistujan kohdemaan ICYE-järjestön toimistossa.
  • Lista vapaaehtoistyöohjelmaan osallistuvien hätätilanteita varten ilmoittamien kontaktihenkilöiden yhteistiedoista säilytetään Maailmanvaihdon päivystyskansiossa, joka on päivystysvuorossa olevan työntekijän hallussa.
  • Maailmanvaihdon hallussa olevat asiakirjat säilytetään lukitussa kaapissa tai pääsihteerin huoneessa, joka on lukittu, kun pääsihteeri tai hänen sijaisensa ei ole paikalla.
  • Säilytysajat
    • Hakulomakkeiden säilytysaikaa ei ole rajattu.
    • Terveystietolomake säilytetään kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen.
    • Rikosrekisteriote ja passikopio säilytetään vapaaehtoistyökauden päättymiseen asti.
    • Haastatteluraportti säilytetään kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen.
    • Vanhempien kuvaus hakijasta säilytetään kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen.
    • Stipendihakemukset säilytetään kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen. Stipendihakemuksista tehdyn yhteenvedon säilytysaikaa ei ole rajattu.
    • Lomake vapaaehtoistyöntekijän kiinnostuksesta viestintäyhteistyöhön Maailmanvaihdon kanssa säilytetään ilman rajattua aikaa.
    • Muut rekisteröityä hakijaa koskevat asiakirjat säilytetään korkeintaan kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen.
    • Lista vapaaehtoistyöohjelmaan osallistuvien hätätilanteita varten ilmoittamista kontaktihenkilöistä säilytetään vapaaehtoistyökauden loppuun asti.

ATKlla käsiteltävät tiedot

  • Sähköiset asiakirjat säilytetään pääsihteerin tietokoneen kovalevyllä.
  • Säilytysajat
    • Hakulomakkeiden säilytysaikaa ei ole rajattu.
    • Terveystietolomake säilytetään kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen.
    • Rikosrekisteriote ja passikopio säilytetään vapaaehtoistyökauden päättymiseen asti.
    • Haastatteluraportti säilytetään kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen.
    • Vanhempien kuvaus hakijasta säilytetään kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen.
    • Stipendihakemukset säilytetään kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen. Stipendihakemuksista tehdyn yhteenvedon säilytysaikaa ei ole rajattu.
    • Muita rekisteröityä hakijaa koskevia asiakirjoja säilytetään korkeintaan kaksi vuotta vapaaehtoistyökauden päättymisen jälkeen.
    • Lista vapaaehtoistyöohjelmaan osallistuvien hätätilanteita varten ilmoittamien kontaktihenkilöiden yhteistiedoista säilytetään vapaaehtoistyökauden loppuun asti.
    • Yhteistyökumppaneille sähköisesti lähetettyjä asiakirjoja säilytetään pääsihteerin sähköpostikansioissa rekisteröidyn vapaaehtoistyöohjelmaan osallistumisen ajan.

11. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyillä ICYE-hakijoilla ja valituilla vapaaehtoisilla on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Pyyntö tulee tehdä Maailmanvaihdon pääsihteerille henkilökohtaisesti tai toimiston osoitteella. Henkilötietolaki §24, EU:n tietosuoja-asetus.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö virheellisen tiedon korjaamiseksi tulee tehdä Maailmanvaihdon pääsihteerille.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Lue myös

Harjoittele kieliä Maailmanvaihdon kielikahvilassa ti 31.1.

Haluaisitko harjoitella puhumista espanjaksi, suomeksi tai englanniksi rennossa ilmapiirissä? Oletko...

Ensi syksynä ICYE-vapaaehtoistyöhön – hae viim. 31.1.2023!

Kiinnostaako kansainvälinen vapaaehtoistyö? Haluaisitko lähteä vapaaehtoistyöhön puoleksi vuodeksi tai vuodeksi?...

19.1. etäinfo: Vapaaehtoistyöhön ulkomaille

Torstaina 19.1.2023 klo 18–19.30 Zoomissa, linkin saat ilmoittautumalla Etsitkö mahdollisuuksia viettää...

Vuodeksi Slovakiaan – hae viim. 31.1.2023!

Kiinnostaako vapaaehtoistyö Euroopan solidaarisuusjoukoissa? Pidätkö lasten parissa toimimisesta? Hae vuodeksi...