Tietosuojaseloste
Peruste: Henkilötietolaki 523/1999 *)
EU:n tietosuoja-asetus
Pvm: 16.05.2022
1. Rekisterin pitäjä
Nimi: Maailmanvaihto ry
Y-tunnus: 0281262-7
Osoite: Oikokatu 3, 00170 Helsinki, Suomi
Muut yhteystiedot:
Puhelinnumero: +358 50 346 0965
Sähköpostiosoite: maailmanvaihto@maailmanvaihto.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Pääsihteeri Anni Koskela
Osoite: Maailmanvaihto ry:n osoite (yllä)
Puhelinnumero: +358 50 452 5660
Sähköpostiosoite: maailmanvaihto@maailmanvaihto.fi
3. Rekisterin nimi
Ilmoitukset häirinnästä Maailmanvaihdon toiminnassa
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Maailmanvaihdon toiminnassa piirissä tapahtuneiksi ilmoitettujen häirintätapausten käsittely.
5. Rekisterin tietosisältö
1) Ilmoittajan jättämä tieto siitä,
– missä häirintää on tapahtunut
– milloin häirintä tapahtui
– kenen taholta häirintä tapahtui
– mitä tapahtui ja keitä oli paikalla.
2) Ilmoittajan nimi ja sähköpostiosoite ja puhelinnumero
3) Ilmoittajan jättämät muut mahdolliset lisätiedot
4) Ilmoittajan toive siitä, otetaanko häneen yhteyttä
5) Tiedot tapauksen käsittelystä Maailmanvaihdossa
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan häirintäilmoituksen jättäjältä sähköisen lomakkeen tai muuta kautta.
7. Tietojen käsittely Maailmanvaihdossa
Asiakirjojen käyttöoikeudet on rajattu Maailmanvaihdon sisällä.
- Tietoja sellaisinaan käsittelee luottamuksellisesti Maailmanvaihdon toimistohenkilökunta sekä Maailmanvaihdon hallitus. Häirintäilmoitukset ohjautuvat Maailmanvaihdon kotisvuilla siljaistevan sähköisen lomakkeen kautta pääsihteerin sähköpostiin. Ilmoitukset vastaanottaa hänen poissaolleessaan toimistohenkilökunnan toinen jäsen.
- Vastaanottaja tiedottaa häirintäilmoituksesta hallituksen häirintäyhdyshenkilölle ja puheenjohtajalle.
- Jos ilmoittajan yhteydenotossa on yhteystiedot, häirintilmoituksen vastaanottanut henkilö ottaa yhteyttä ilmoittajaan ja kysyy häirintää kokeneen henkilön toiveita asian käsittelylle. Asia otetaan käsittelyyn vain häirintää kokneen henkilön suostumuksella. Suostumuksen saatuaan, ilmoituksen ottaa käsittelyyn häirintäyhdyshenkilö sekä siitä toiminnasta vastaava työntekijä, jonka piirissä häirintä on tapahtunut. Jos työntekijä tai hallituksen jäsen on ollut osallisena häirintätilanteessa, kyseinen henkilö ei osallistu häirintäilmoituksen käsittelyyn.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta Maailmanvaihdon ulkopuolisille tahoille.
9. Tietojen siirto EUn tai ETAn ulkopuolelle
Henkilötietoja säilytetään Googlen pilvessä, joka sijaitsee EU-/ETA-alueen ulkopuolella, mutta joka on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
IT:llä käsiteltävät tiedot
Rekisterin tietoja käsitellään huolellisesti ja asianmukaisin tietoturvasuojauksin. Maailmanvaihdon kotisivujen sähköinen lomake lähettää tiedot pääsihteerin tilille pilvipalveluun. Tiedot anonymisoidaan heti tapauksen käsittelyn jälkeen. Tapauksen käsittelyn päättymisestä ilmoitetaan tapauksen kaikille osapuolille. Anonymisoitujen tietojen säilytysaikaa ei ole rajattu.
11. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Pyyntö tulee tehdä Maailmanvaihdon pääsihteerille henkilökohtaisesti tai toimiston osoitteella. Henkilötietolaki §24, EU:n tietosuoja-asetus.
12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö virheellisen tiedon korjaamiseksi tulee tehdä Maailmanvaihdon pääsihteerille.
13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet