Peruste: Henkilötietolaki 523/1999 *)
EU:n tietosuoja-asetus
Pvm: 15.6.2023
1. Rekisterin pitäjä / y-tunnus
Nimi: Maailmanvaihto ry / Y-tunnus: 0281262-7
Osoite: Oikokatu 3, 00170 Helsinki
Puhelin: 050 452 5660
E-mail: maailmanvaihto@maailmanvaihto.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Järjestösihteeri Mari Takalo
Osoite: Maailmanvaihto ry:n osoite (yllä)
Puhelin: 044 318 0888
E-mail: hosting@maailmanvaihto.fi
3. Rekisterin nimi: Kamujen tietolomakkeet
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- Maailmanvaihdon Kamu-toiminnan järjestäminen
5. Rekisterin tietosisältö
- Kamu-toimnnan yhteydenottolomakkeet, jotka sisältävät nimen, yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero ja asuinpaikkakunta), syntymävuoden sekä lomakkeen täyttäjän antamat tiedot Kamu-toimintaa koskien
- Kamu-toiminnan osallistumislomakkeet, jotka sisältävät nimen, yhteystiedot (sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja kotiosoitteen), syntymävuoden sekä lomakkeen täyttäjän antamat tiedot Kamu-toimintaa koskien
- Kamu-toiminnan palautelomakkeet, jotka sisältävät nimen, sähköpostiosoitteen ja asuinpaikkakunnan sekä lomakkeen täyttäjän antamat tiedot Kamu-toimintaa koskien
- Kamu-tietokanta, josta käy ilmi, kenen kamuna ja milloin rekisteröity on toiminut
6. Säännönmukaiset tietolähteet
- Tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyiltä rekisteröidyiltä itseltään.
- Rekisteröidyt täyttävät yhteydenottolomakkeen Maailmanvaihdon kotisivuilla.
- Rekisteröidyt täyttävät osallistumislomakkeen Google Formsissa tai erillisenä pdf-tiedostona.
- Rekisteöidyt täyttävät palautelomakkeet Google Formsissa.
- Maailmanvaihdon toimistohenkilökunta täyttää Kamu-tietokantaan tiedon siitä, kenen kamuna ja milloin rekisteröity on toiminut.
7. Tietojen käsittely Maailmanvaihdossa
- Tietoja käsitellään Maailmanvaihdossa huolellisesti.
- Tietoihin on pääsy vain Maailmanvaihdon toimistohenkilökunnalla ja hallituksen tukihenkilövastaavalla. Tietoja käsittelevät vain ne toimistohenkilökunnan jäsenet, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Maailmanvaihto välittää rekisteröidyn nimen ja sähköpostiosoitteen hänet Kamuksi saavalle vapaaehtoistyöntekijälle.
9. Tietojen siirto EUn tai ETAn ulkopuolelle
- Maailmanvaihto välittää rekisteröidyn nimen ja ja sähköpostiosoitteen hänet Kamuksi saavalle vapaaehtoistyöntekijälle EU:n tai ETA:n ulkopuolelta.
- Maailmanvaihto säilyttää tietoja Googlen pilvessä, joka voi sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
IT:llä käsiteltävät tiedot
- Sähköisiä asiakirjoja säilytetään toimistohenkilökunnan Google G Suite -tileillä. Tilit ja toimistohenkilökunnan tietokoneet on suojattu salasanoin, tietokoneet myös tietoturvaohjelmin.
- Dokumenttien säilytysaikaa ei ole rajattu.
11. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Pyyntö tulee tehdä Maailmanvaihdon järjestösihteerille henkilökohtaisesti tai Maailmanvaihdon toimiston osoitteella. Henkilötietolaki §24, EU:n tietosuoja-asetus.
12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröiydllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö virheellisen tiedon korjaamiseksi tulee tehdä Maailmanvaihdon järjestösihteerille.
13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevien tietojen poistamista. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröity on vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn vastuulla on myös ilmoittaa, mikäli hänen antamissaan tiedoissa tapahtuu muutoksia.
14 Muutokset tietosuojakäytäntöön
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai tarkentuessa.