Tietosuojaseloste: Isäntäperheiden tietolomakkeet

Peruste: Henkilötietolaki 523/1999  *)
EU:n tietosuoja-asetus
Pvm: 8.12.2021

1. Rekisterin pitäjä / y-tunnus

Nimi: Maailmanvaihto ry / Y-tunnus: 0281262-7
Osoite: Oikokatu3, 00170 Helsinki
Puhelin: 050 452 5660
E-mail: maailmanvaihto@maailmanvaihto.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Järjestösihteeri Mari Takalo
Osoite: Maailmanvaihto ry:n osoite (yllä)
Puhelin: 044 318 0888
E-mail: hosting@maailmanvaihto.fi

3. Rekisterin nimi: Isäntäperheiden tietolomakkeet

4.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

  • Ulkomailta vapaaehtoistyöhön Suomeen saapuvien vapaaehtoisten isäntäperheisiin sijoittaminen
  • Yhteydenpito ja tiedotus isäntäperheiden kanssa

5. Rekisterin tietosisältö

  • Isäntäperheiden hakulomakkeet
  • Maailmanvaihdon isäntäperhevierailulomake
  • Muistiinpanot yhteistyön suunnitteluun liittyen
  • Isäntäperheiden palautelomakkeet
  • Lomake isäntäperheen kiinnostuksesta viestintäyhteistyöhön Maailmanvaihdon kanssa
  • Isäntäperhetietokanta, jossa on nykyisten ja aiempien isäntäperheiden yhteystiedot ja tiedot perheisiin sijoitetuista vapaaehtoisista

6. Säännönmukaiset tietolähteet

7. Tietojen käsittely Maailmanvaihdossa

  • Tietoja käsitellään Maailmanvaihdossa huolellisesti.
  • Tietoihin on pääsy vain Maailmanvaihdon toimistohenkilökunnalla. Tietoja käsittelevät vain ne toimistohenkilökunnan jäsenet, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Maailmanvaihto välittää isäntäperheeseen tulossa olevalle vapaaehtoiselle ja hänen lähettävälle järjestölleen isäntäperheen yhteystietot sekä lyhyen esittelyn perheestä.

9.  Tietojen siirto EUn tai ETAn ulkopuolelle

  • Maailmanvaihto välittää EU:n tai ETA:n ulkopuolelta isäntäperheeseen tulossa olevalle vapaaehtoiselle ja hänen lähettävälle järjestölleen isäntäperheen yhteystietot sekä lyhyen esittelyn perheestä.
  • Maailmanvaihto saattaa säilyttää tietoja Dropboxin ja Googlen pilvissä, jotka voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat

A. Manuaalinen aineisto

  • Isäntäperheiden hakulomakkeiden, isäntäperhevierailulomakkeiden ja viestintälomakkeiden sekä muistiinpanojen mahdolliset paperikopiot säilytetään Maailmavaihto ry:n toimistossa osoitteessa Oikokatu 3, 00170 Helsinki.
  • Asiakirjat säilytetään Maailmanvaihdon toimistotiloissa lukituissa kaapeissa.
  • Lista Suomessa olevien vapaaehtoistyöntekijöiden isäntäperheiden yhteistiedoista säilytetään Maailmanvaihdon päivystyskansiossa, joka on päivystysvuorossa olevan työntekijän hallussa.
  • Säilytysajat
    • Dokumenttien säilytysaikaa ei ole rajattu.

B. IT:llä käsiteltävät tiedot

  • Sähköisiä asiakirjoja säilytetään toimistohenkilökunnan Google G Suite tai Dropbox -tileillä tai heidän tietokoneidensa kovalevyillä. Tilit ja tietokoneet on suojattu salasanoin, tietokoneen myös tietoturvaohjelmin.
  • Säilytysajat
    • Dokumenttien säilytysaikaa ei ole rajattu.

11. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Pyyntö tulee tehdä Maailmanvaihdon järjestösihteerille henkilökohtaisesti tai Maailmanvaihdon toimiston osoitteella. Henkilötietolaki §24, EU:n tietosuoja-asetus.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Isäntäperheellä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö virheellisen tiedon korjaamiseksi tulee tehdä Maailmanvaihdon järjestösihteerille.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Isäntäperheellä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevien tietojen poistamista. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröity on vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn vastuulla on myös ilmoittaa, mikäli hänen antamissaan tiedoissa tapahtuu muutoksia.

14 Muutokset tietosuojakäytäntöön

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai tarkentuessa.

Lue myös

Harjoittele kieliä Maailmanvaihdon kielikahvilassa ti 31.1.

Haluaisitko harjoitella puhumista espanjaksi, suomeksi tai englanniksi rennossa ilmapiirissä? Oletko...

Ensi syksynä ICYE-vapaaehtoistyöhön – hae viim. 31.1.2023!

Kiinnostaako kansainvälinen vapaaehtoistyö? Haluaisitko lähteä vapaaehtoistyöhön puoleksi vuodeksi tai vuodeksi?...

19.1. etäinfo: Vapaaehtoistyöhön ulkomaille

Torstaina 19.1.2023 klo 18–19.30 Zoomissa, linkin saat ilmoittautumalla Etsitkö mahdollisuuksia viettää...

Vuodeksi Slovakiaan – hae viim. 31.1.2023!

Kiinnostaako vapaaehtoistyö Euroopan solidaarisuusjoukoissa? Pidätkö lasten parissa toimimisesta? Hae vuodeksi...