Tietosuojaseloste: Vapaaehtoistyöpaikkojen rekisteri

 

Peruste: Henkilötietolaki 523/1999  *)
EU:n tietosuoja-asetus
Pvm: 6.11.2023

1. Rekisterin pitäjä / y-tunnus

Nimi: Maailmanvaihto ry / Y-tunnus: 0281262-7
Osoite: Oikokatu 3, 00170 Helsinki
Puhelin: 050 452 5660
E-mail: maailmanvaihto@maailmanvaihto.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Järjestösihteeri Mari Takalo
Osoite: Maailmanvaihto ry:n osoite (yllä)
Puhelin: 044 318 0888
E-mail: hosting@maailmanvaihto.fi

3. Rekisterin nimi: Vapaaehtoistyöpaikkojen rekisteri

4.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

  • Ulkomailta vapaaehtoistyöhön Suomeen saapuvien henkilöiden sijoittaminen organisaatiohin
  • Yhteydenpito vapaaehtoistyöpaikoiksi ryhtymisestä kiinnostuneiden ja vapaaehtoistyöpaikkana toimivien/toimineiden organisaatioiden kanssa
  • Tiedotus vapaaehtoisyhteistyöstä

5. Rekisterin tietosisältö

  • Rekisteröidystä voidaan tallentaa
    • nimi ja yhteystiedot (työsähköpostiosoite ja -puhelinnumero ja muut tarpeelliset yhteystiedot)
    • rekisteröidyn edustaman organisaation nimi ja yhteystiedot
    • titteli ja asema organisaatoissa
  • Lisäksi rekisteriin voidaan tallentaa muita rekisteröidyn antamia tietoja, jotka ovat relevantteja Maailmanvaihdon ja rekisteröidyn edustaman organisaation yhteistyön kannalta – esimerkiksi tietoja organisaation kiinnostuksesta yhteistyöhön Maailmanvaihdon ja nuoren vapaaehtoistyöntekijöiden kanssa sekä tietoja toteutuneesta yhteistyöstä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään, esimerkiksi näiden dokumenttien kautta:
    • Vapaaehtoistyöpaikaksi hakemisen lomake
    • Vapaaehtoistyöpaikkojen infolomakkeet (ICYE-ohjelmassa Voluntary Workplace Information -lomake)
    • Vapaaehtoistyöpaikkojen laatumerkkihakemukset (Euroopan Solidaarisuusjoukot)
    • Vapaaehtoistyöpaikkojen viestintälomakkeet
    • Vapaaehtoistyöpaikkojen palautelomakkeet
  • Maailmanvaihdon muistiinpanot yhteistyön suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin liittyen

7. Tietojen käsittely Maailmanvaihdossa

  • Tietoja käsitellään Maailmanvaihdossa huolellisesti.
  • Tietoihin on pääsy vain Maailmanvaihdon toimistohenkilökunnalla. Tietoja käsittelevät vain ne toimistohenkilökunnan jäsenet, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Maailmanvaihto välittää organisaatioon tulossa olevalle vapaaehtoiselle ja hänen lähettävälle järjestölleen organisaation yhteystietot sekä lyhyen esittelyn organisaatiosta.

9.  Tietojen siirto EUn tai ETAn ulkopuolelle

  • Maailmanvaihto välittää EU:n tai ETA:n ulkopuolelta organisaatiooon tulossa olevalle vapaaehtoiselle ja hänen lähettävälle järjestölleen organisaation yhteystietot sekä lyhyen esittelyn organisaatiosta.
  • Maailmanvaihto saattaa säilyttää tietoja Dropboxin ja Googlen pilvissä, jotka voivat sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat

1. Manuaalinen aineisto

  • Mahdolliset paperikopiot rekisterin tietosisällöstä säilytetään lukituissa kaapeissa Maailmanvaihto ry:n toimistossa osoitteessa Oikokatu 3, 00170 Helsinki.
  • Lista Suomessa olevien vapaaehtoistyöntekijöiden organisaatioiden yhteistiedoista säilytetään Maailmanvaihdon päivystyskansiossa, joka on päivystysvuorossa olevan työntekijän hallussa.
  • Säilytysajat
    • Dokumenttien säilytysaikaa ei ole rajattu.

2. IT:llä käsiteltävät tiedot

  • Sähköisiä asiakirjoja säilytetään toimistohenkilökunnan Google G Suite tai Dropbox -tileillä tai heidän työasemillaan. Tilit ja työasemat on suojattu salasanoin, työasemat myös tietoturvaohjelmin.
  • Säilytysajat
    • Dokumenttien säilytysaikaa ei ole rajattu.

11. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Pyyntö tulee tehdä Maailmanvaihdon järjestösihteerille henkilökohtaisesti tai Maailmanvaihdon toimiston osoitteella. Henkilötietolaki §24, EU:n tietosuoja-asetus.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Vapaaehtoistyöpaikalla on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö virheellisen tiedon korjaamiseksi tulee tehdä Maailmanvaihdon järjestösihteerille.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevien tietojen poistamista. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröity on vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn vastuulla on myös ilmoittaa, mikäli hänen antamissaan tiedoissa tapahtuu muutoksia.

14 Muutokset tietosuojakäytäntöön

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai tarkentuessa.

Lue myös

Harjoittele kieliä Maailmanvaihdon kielikahvilassa

  Haluaisitko harjoitella puhumista espanjaksi tai suomeksi rennossa ilmapiirissä? Oletko...

Syksyllä Euroopan solidaarisuusjoukkoihin Itävaltaan! Hae viim. 16.6.2024

Itävaltaan! Vapaaehtoisia etsii yhdeksän organisaatiota. Jaksot kestävät jaksot alkavat syys–lokakuussa...

Tule mukaan tulovalmennusleirin tiimiin 22.–28.8.2024

Etsitkö vapaaehtoistoimintaa kesään? Oletko innostunut leirielämästä sekä ryhmätoiminnan ohjaamisesta tai...

Elokuussa Euroopan solidaaarisuusjoukkoihin Islantiin – hae viimeistään 20.5.!

Tänä vuonna vapaaehtoistyöhön Islantiin? Vapaaehtoista hakee Samtökin ‘78, joka työskentelee...